Am gasit pe aptjob.ro, specialisti si masteri in domeniu, urmatoarele idei: coffee talk – discutia la o cafea in scopuri profesionale, informala, dar cat se poate de serioasa. O oportunitate de networking fara riscuri, intr-un spatiu neutru si intim, care nu presupune nici eforturi de organizare: singurul lucru de care trebuie sa ne preocupam este eficienta ei. Daca vrei ca intalnirea sa aiba succes, nu o lasa la intamplare! In calitate de initiator, pregateste-te avand in vedere urmatoarele 9 recomandari:
1. Clarifica motivul invitatiei.
Discutia la o cafea este o intalnire informala, dar nu si o “blind date” sau o simpla ocazie a mai schimba o vorba, de a mai pune tara la cale. Emailul de invitatie merita tratat cu toata atentia.
• Sa zicem ca ai nevoie de ajutorul persoanei respective pentru a-ti gasi un loc de munca. Nu se cade sa vii direct cu un fel de SOS caut un job urgent, ma puteti ajuta?. Suna disperat si vag. Dupa ce te-ai prezentat, dovedeste ca stii ce vrei cu o formulare precum: Sunt in cautarea unei pozitii de (mentioneaza titlul si nivelul de senioritate) in cadrul unei companii (specifica aici tipul de companie – corporatie, firma mica si da eventual si cateva exemple de preferinte).
• Apoi precizeaza ca ai cunostinta de experienta in domeniu a invitatului si incredere in capacitatea si bunavointa sa de a-ti acorda sprijin.
• Incheie prin a propune o data, o ora si un loc pentru intalnire si intreaba-ti destinatarul daca ii sunt convenabile aceste coordonate.
Pot parea reguli de la sine intelese, dar in lumea vitezei, a comunicarii instantanee si adesea laconice, se cuvine sa ni le reamintim.
2. Fa-ti temele.
Vrei o discutie cat mai productiva si chiar nu e timp pentru intrebari de genul De unde sunteti, cu ce va ocupati, unde lucrati? Mai cu seama cand persoana invitata la cafea are un grad insemnat de notorietate. Pregateste intrevederea culegand cateva informatii de pe internet, care te vor ajuta sa gasesti puncte comune de discutie si sa te gandesti din timp la acele intrebari cu adevarat edificatoare pe care sa i le adresezi interlocutorului tau.
3. Acorda atentie small-talk-ului.
Ti-ai setat un obiectiv clar al discutiei, l-ai si comunicat in prealabil, dar nu incepe intalnirea in forta! Asta se potriveste unei sali de consiliu, nu si unei discutii la cafea. Da, tentatia e mare, avand in vedere restrictiile de timp. 2-3 minute de socializare prin small talk insa nu iti fura nicio oportunitate, dimpotriva, te ajuta sa inchegi o relatie, sa cladesti un nivel de incredere, pentru ca promovarea propriei agende sa reprezinte o continuare fireasca.
4. Ofera-te sa platesti.
Inainte de a comanda bauturile, afla ce ar dori partenerul tau de discutie si acopera tu nota de plata – e absolut firesc, tu ai avut initiativa invitatiei. Exista, desigur, posibilitatea ca cealalta persoana sa insiste sa isi plateasca propria parte de consumatie sau chiar si pe a ta (daca esti student in cautarea unui job, cel mai probabil asa se va intampla), caz in care e recomandat sa cedezi intr-un final – nu petrece mai mult de cateva secunde pe acest subiect.
5. Fii generos.
Nu doar in privinta notei de plata. Asculta cu mare atentie ce iti spune partenerul de conversatie si prinde momentul in care tu ai putea interveni oferindu-ti, la randul tau, sprijinul – chiar daca tu esti cel care a apelat la ajutor si interlocutorul detine mult mai multe resurse decat tine, nu uita ca si tu poti face ceva pentru celalalt – ca sa primesti, trebuie mai intai sa dai si un gest cat de mic te duce departe. Ai putea, de exemplu, sa te arati dornic de a te implica pro bono intr-un proiect pe o anumita perioada de timp, cu avantaje mutuale. Indiferent de contributia propusa, important este sa intervii pe parcursul discutiei, inainte de a primi o promisiune din partea binefacatorului – nu la final, cu intrebarea mecanica eu cum v-as putea fi de ajutor?, caci deja ti s-a raspuns mai devreme, daca ai avut urechi de auzit.
6. Ia notite.
Valorifica la maximum timpul scurt. Tine la indemana caietul de notite si pune pe hartie informatiile-cheie ale intalnirii, rostite de ambii participanti: numele unei persoane cu care invitatul tau a spus ca te va pune in legatura, sugestiile de actiune, promisiuni de follow-up – atat din partea celuilalt, cat si din partea ta (de pilda, documente de transmis prin email, materiale video, linkuri catre portofoliu). Nu presupune ca vei retine totul, vei mai avea multe intalniri la cafea, noteaza minutele fiecareia.
7. Asculta activ.
Ai la dispozitie doar 20-30 de minute cu una dintre cele mai importante persoane din viata ta la momentul actual – cea care iti va da o informatie extrem de pretioasa sau iti va deschide usa catre oportunitatea mult visata si pe care, poate, nu vei mai avea ocazia sa o revezi prea curand – oamenii importanti sunt si si foarte ocupati, nu? Asa ca ascultarea activa se poate dovedi vitala pentru viitorul tau. Incearca sa echilibrezi vorbitul cu ascultarea in proportie de 50/50.
8. Fereste-te de barfa.
Cadrul mai relaxat al unei intalniri la cafea predispune la mai multa sinceritate, lucru bun, dar, atentie, nu chiar tot ce-i in gusa trebuie sa fie si-n capusa. Uneori sentimentul apropierii ne poate determina sa ne declaram nemultumirile legate de terte persoane, cunostinte comune, unele dintre ele cu rol insemnat in activitatea noastra profesionala (manageri, de pilda). Tactul intr-o discutie la cafea trebuie sa ramana acelasi ca intr-o sedinta obisnuita de la locul de munca.
9. Respecta timpul interlocutorului.
Ati agreat deja durata intalnirii. Nu te lasa furat de discutie, urmareste discret ceasul si, cu 2-3 minute inainte de finalul stabilit, opreste conversatia si intreaba-ti invitatul daca mai este disponibil sau trebuie sa plece. Gestul iti va fi apreciat, mai ales in situatia in care persoana are programat imediat un alt angajament si a pierdut notiunea timpului. Invers, daca tu esti cel care se grabeste, nu lasa sa transpara acest lucru, anunta din vreme daca trebuie sa pleci mai devreme, iar, cat esti alaturi de celalalt, concentreaza-te pe discutie.
10. Nu uita de follow-up.
Discutia la cafea a fost un prim pas. Pentru finalitatea dorita, e nevoie, ca in mai toate situatiile profesionale si personale, de follow-up. Nu imediat dupa discutie – ar putea parea agresiv –, ci, cel mai prudent, in ziua urmatoare. Ce ar trebui sa contina cel dintai mesaj ulterior intalnirii? In primul rand, multumiri pentru timpul dedicat, apoi livrarea promisiunilor – acum e momentul sa trimiti documente, materiale, linkuri utile mentionate de-a lungul conversatiei. Dupa ce ti-ai indeplinit partea ta de promisiune, aminteste cu tact de sprijinul care ti-a fost propus (de exemplu, retin ca ati mentionat o persoana de legatura din compania X. M-as bucura sa pot discuta cu dumneaei).
Un al doilea follow-up va fi oportun in momentul in care au aparut rezultatele concrete ale intrevederii. Anunta-l pe cel care te-a ajutat ca intiativele, sugestiile sale au dat roadele asteptate. Multumeste-i si intreaba-l cum ii poti intoarce favoarea.
