Ieșim la masă cu clienții sau nu? Bune maniere în afaceri – part VI. In Modulul 3 Scoala de Business si volumul cu acelasi nume, am abordat pe larg subiectul Când e ok, când e recomandat sa luam masa cu un colaborator sau cand pur si simplu NOT? Inainte de toate cred ca ar trebui sa lamurim ca exista cazuri si cazuri, situatii diverse si pentru fiecare caz in parte, exista mai multe posibilitati. Asadar invitatia la pranz sau cina in cadru de serviciu poate fi:
- Invitatie de curtoazie / complezenta – desi poate avea intentii bune, poate fi usor confundata cu cea personala.
- Invitatie de bun augur – pentru prevestirea unei colaborari fructuoase.
- Invitatie pentru a discuta afaceri (tine loc de intalnirea la birou, doar ca presupune probabil un subiect mai delicat sau discret)
- Invitatie protocolara – este prevazuta in plan – de obicei are loc cu mai multe persoane implicate in proiect, se anutna din timp si este ofciala.
- Invitatie pentru a sarbatori – are loc dupa incheierea unui acord, contract sau vanzare, cand partile doresc sa se revanseze sau sa multumeasca pentru colaborare.
Pranzul sau cina de afaceri exista sub diverse forme si e o chestiune intalnita destul de des in lumea afacerilor si serviciilor in general. Uneori imbraca forma oficiala, avand ca scop interacțiunea unei companii cu parteneri, colaboratori, furnizori, etc.
Business lounge – o practică smart
O iesire la masa poate fi la fel de formala si in doi, fie ea planificata spontan, daca are loc strict in context de lucru. Lasand orice prejudecata la o parte, zeci de femei si barati iau masa impreuna in scop de business. De cele mai multe ori e vorba de discuții care, din diferite motive se cer a fi organizate astfel, la un speed business lounge.
Sau accept sau sa nu accept? Cum e etic si ce spune codul bunelor maniere in afaceri?
Se pune problema in primul rand in ce context a fost lansata invitatia si cu ce scop. Daca clientul a fost cel care a inițiat propunerea de a lua masa, refuzul ar trebui sa fie cel putin amânat, până când devine clar care este scopul. Te-ar putea interesa și Ce sa nu spui niciodata unui client Daca cea invitata este o femeie, care dincolo de raportul de business, intuieste ca invitatia ar fi in afara contextului, aceasta este libera sa intrebe despre ce ar dori stimabilul sa discute, cine ar fi sa participe si cand ar fi sa aiba loc. Din raspunsurile la aceste intrebari, ne putem da seama imediat care sunt intențiile invitatiei. Deasemenea, ne salveaza de la o posibila situatie jenanta de a refuza o invitatie onestă, care ne-ar fi adus cine stie ce oportunitati.
Cand este permis să refuzi invitația unui partener de afaceri sau client?
In situatiile in care este foarte limpede ca intentiile persoanei care a lansat o invitatie la cina, sunt altele decat cele de natura profesionala si intra in sfera personala, fie de amiciție, fie de relatii amoroase, se recomanda SA NU AIBA LOC, pana cand raporturile de munca nu se finalizeaza (daca e vorba de un client) sau nu se echilibreaza. Ce vreau sa spun foarte transparent e ca, atunci cand intervin astfel de situatii, atat ROI, inclusiv CMI cat si principiile de etica in afaceri, prevad aceleași universale legi: nu se amesteca viata personala cu viata profesionala. Am fost martora in decursul carierei la diverse situatii, in care s-au alterat colaborari, s-au dat peste cap intelegeri sau s-au sfarsit regretabil multe raporturi benefice, toate din cauza problemelor amoroase care, candva, au început cu o simpla cina. Alteori depinde si care este poziția persoanei invitate, daca are putere de decizie in companie sau nu, daca are discernamantul de a gestiona o strategie care ia in calcul inclusiv cina si rapoarte din afara biroului. Spre exemplu, un manager care se ocupa de proiect, poate decide cum considera de cuviinta daca va ieși la cină cu un client, in functie de planurile sale, pe cand unui angajat care nu cunoaste intreaga strategie, i se recomandă sa discute invitatia in companie, cu responsabilii sai. Foarte important Daca o persoana, femeie sau barbat, observa ca se fac presiuni asupra invitatiei care iese din context, într-un mod necotespunzator, cazuri de hartuire, avansuri, etc, este sfătuită sa refuze categoric si sa-i aminteasca persoanei in cauza care sunt principiile sale si ale companiei vis-a-vis de acest subiect. Apoi, se recomanda pastrarea distantei si limitarea raporturilor strict la discutii despre munca.
Când iei masa cu posibilii parteneri / clienti consolidezi relația?
Raspunsul la aceasta intrebare este tot atat de ramificat pe cat de diversa e lumea. In unele culturi, nord-europene de pilda, sunt aproape necesare intalnirile de afaceri la masa, intrucat acestia sunt convinsi ca mesele ii apropie pe oameni, ii imblanzeste si ca atare, reusitele de a bate palma au sa fie mai mari daca intai de toate, partenerii iau masa impreuna. Americanii deasemenea au acest obicei, care e pe ordinea zilei in agendele oamenilor de afaceri si a devenit chiar simbol al bunei colaborari. In cartile care vorbesc despre persuasiune si influenta, se recomanda ca tehnica folosită, invitatia la masa pentru a descoperi mai bine persoana cu care urmeaza sa faci afaceri sau careia vrei sa ii vinzi un produs, astfel încat sa poti pregati instrumentele de persuasiune potrivite.
În funcție de stadiul relației profesionale
Daca ma intrebi pe mine, voi răspunde ceva mai specific, si anume ca depinde de stadiul in care se afla relatia. Daca relatia inca nu a fost creata, e devreme pentru a lua masa. Daca e un client care e pe punctul de a incheia cu compania un contract, e mai bine sa amani cina, pentru a nu risca sub nici o forma ca proaspata relatie sa fie clătinată de te-miri-ce poate sa intervină. Pe principiul „Less is more”, consider ca cele mai sanatoase raporturi de colaborare sunt cele care metin o anumita discretie cu privire la destainuirea personala. Daca insa colaborarea e stabila si se afla intr-un stadiu matur, echilibrat (spre exemplu un client vechi, de cativa ani) se poate lua cina, se pot crea si consolida relații, inclusiv prietenii, dupa modelul Danez, sau American, sau de ce nu, dupa bunul simt personal si onest pe care vrem sa il afisam cu respect. Te-ar putea interesa si: Codul vestimentar in afaceri – cheia succesului a 65 % dintre intalnirile de afaceri
Întrebări si răspunsuri:
Ce fac daca ma interesează un client, la modul personal? R. Esti liber sa iti urmezi sentimentele, dar nu inainte de a evalua permisiunile din cadrul serviciului. Atat timp cat esti in timpul programului, nu se întreține nici un raport (nici macar discutii cu flirt) cu clientii, partenerii, colaboratorii etc. Cum spuneam si mai sus, depinde si de stadiul colaborarii, de cele mai multe ori recomand rabdare si reținere pana cand se finalizeaza raporturile cu acel client. Ce fac daca un client m-a chemat la masa si banuiesc ca e interesat de mine personal? In primul rand ar trebui sa discuti asta cu responsabilul, managerul tau. E important sa stie si cu siguranta te va indruma spre o soluție confortabila pentru tine. Ce fac daca, dupa o cina formala de business, am primit avansuri? Daca interesul de business este foarte mare de partea ta, incearca sa mentii o pozitie neutra, cel putin o perioada, pentru a nu leza colaborarea, partener e posibil sa fie confuz si sa fie tentat sa amestece lucrurile. Daca in schimb colaborarea aduce mai mult rau decat bine, va trebui sa refuzi avansurile si, impreuna cu managerul sau responsabilul de proiect, sa decideti cum restabiliti colaborarea cu persoana in cauza.
